見分けるのは簡単だ。デキる人の場合、まず何といっても反応が早い。こちらからメールを送信すると、その日のうちとか翌日早くとかに返信が来る。こちらの設定した締め切りまでまだ何日も余裕があるのに。しかも、こちらに必要な情報は返信メールに全て書いてある。グダグダ書いてあるワケじゃなく簡潔なのにそれで十分。追加で問い合わせをする必要はない。さらに、こちらの必要範囲を超えたプラスアルファの情報を提供してくれる人や「その件に詳しい○○さんを紹介します」なんていう人も多い。
一方の凡人グループ。とにかく動きが鈍い。返信はお願いした期限内にはまず来ない。電話で催促して「あ、忘れてました」とか「会議で忙しくて…」と言って動き出す。しかし、ようやくメールが送られてきたと思っても、必要にして十分なことが書かれていない。追加で問い合わせをしなくてはならず、さらに時間がかかる。
自分を振り返ってみると、こんな偉そうなことを書きながら凡人に分類されそうだ。仕事関連のメールは期限内に真面目に返信しているつもりだが、趣味関連のメールを優先することも多々ある(お恥ずかしい)。自分に求められている以上の内容を提供することもない(要するにケチ)。たかがメールとはいえ侮ることなかれ、とここ数日で実感した。
いや、ちと冷や汗・・。
ボクのメールは、やっぱり凡人グループかな?・・わが身を振り返ってみたりしてます。
デキル人のメールは返信したくなりますよね。
読みやすくて、何を要求しているのかがわかりやすい。
デキル人のペースになりますね。
考えてみると、1通のメールだけでかなり「出来」「不出来」が相手に伝わってしまうものですね。
ビジネスの主なコミュニケーションツールが電話だった時代は、電話で能力を判断するっていうよりも、「マナー」を云々するだけでしたよね。のどかな時代だったかもしれません。
確かにこちらがメールをもらう場合も返信しやすいメールと、困ってしまうメールがあります。一方的に自分の都合だけ書いて「至急教えてください」といわれてもなぁ…と思うこともあります。
以前、どこかで「人は自分にメリットのないメールには返信しない」という話を聞いてなるほどと思い、それを意識するようになりました。例えば、ある個人のホームページを見て質問メールを送る場合、質問だけを書くのではなくて「あなたのサイトのどういうところが参考になったか」などを書くようにしています。